Tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng là một trong những vấn đề quan trọng mà hiện nay rất nhiều người quan tâm đến. Từ hội nghị đó, doanh nghiệp của bạn có thể quảng bá thương hiệu, gắn kết khách hàng, tạo hiệu quả tốt hơn khi kinh doanh. Chính vì tầm quan trọng đó, bạn cần tìm một đơn vị tổ chức sao cho thật chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt nhất với khách hàng của mình.

Hội nghị khách hàng là gì và những lợi ích đem lại

Khái niệm: Hội nghị khách hàng là một sự kiện được tổ chức bởi một doanh nghiệp với mục đích đối thoại, liên kết khách hàng hoặc thăm dò ý kiến của khách hàng. Từ đó duy trì các mối quan hệ với khách hàng cũng như có thể thu hút được khách hàng tiềm năng để tạo được sự cạnh tranh cho các doanh nghiệp.

Lợi ích từ hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng được tổ chức sẽ mang lại rất nhiều lợi ích sau đây:

• Lợi ích cho doanh nghiệp tổ chức: Tổ chức hội nghị khách hàng giúp củng cố uy tín với đối tác, khách hàng và quảng bá thương hiệu. Đồng thời đây là cơ hội để thể hiện được sự biết ơn với tập thể, cá nhân đã ủng hộ trong suốt thời gian đã gắn bó.
• Lợi ích với khách hàng: Nhận được nhiều ưu đãi và quà tặng của doanh nghiệp. Khách hàng sẽ nhận được sự trân trọng của doanh nghiệp và tạo động lực để tiếp tục ủng hộ và hợp tác trong thời gian tới.
• Lợi ích với đối tác: Là cơ hội để bày tỏ sự biết ơn với đối tác khi đã cùng doanh nghiệp đồng cam cộng khổ trên thương trường, cùng nhau vượt qua khó khăn để đi tới thành công.

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Tại N-Techevent, chúng tôi chia quy trình tổ chức hội nghị khách hàng như sau:

Giai đoạn chuẩn bị thực sự được xem là giai đoạn quan trọng mà bất cứ ai làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng đều chú ý đến. Đây được xem là tiền đề quyết định đến sự thành bại của hội nghị khách hàng. Khi bạn đã chuẩn bị đầy đủ các vấn đề, bạn sẽ chủ động hơn cũng như giảm thiếu tối đa các tình huống phát sinh không mong muốn khi sự kiện diễn ra. Các doanh nghiệp và bên hợp tác sẽ cần thống nhất các vấn đề sau:

• Lựa chọn chủ đề và lên ý tưởng: Hội nghị khách hàng của bạn là về vấn đề nào, dịch vụ, sản phẩm, đối tượng khách hàng nào… Sau khi đã tìm được chủ đề cho buổi lễ rồi bạn cần phải có ý tưởng cho buổi lễ để sao cho thu hút, độc đáo nhất.
• Nghiên cứu địa điểm tổ chức: Địa điểm tổ chức rất quan trọng vì nó quyết định đến sự thuận lợi khi tổ chức, đồng thời cũng sẽ giúp khách hàng dễ dàng di chuyển đến sự kiện của bạn hơn.
• Xây dựng nội dung tổ chức sự kiện: Bạn cần phải xây dựng được chương trình tổ chức sự kiện sao cho phù hợp nhất, hài hòa nhất. Chẳng hạn như tổ chức có những chương trình nào đan xen nhau như ca hát, nhảy múa, các trò chơi, team building, tiệc ăn nhẹ…
• Thống nhất về nhân sự: Nhân sự tổ chức sự kiện cực kỳ quan trọng. Yếu tố này quyết định thành bại của một sự kiện. Cần phải phân việc cho từng người như: Đạo diễn, người dẫn chương trình, đội ngũ kĩ thuật, nhân viên phục vụ, an ninh.
• Xin giấy phép tổ chức: Nếu cần phải xin giấy phép thì hãy chuẩn bị để việc tổ chức diễn ra hợp pháp.
• Làm tốt khâu quảng cáo sự kiện: Bạn cần làm công tác quảng cáo cho sự kiện để khách hàng, những đối tượng nhắm tới có thể biết đến rõ hơn về sự kiện doanh nghiệp bạn tổ chức.

Kịch bản tại hội nghị khách hàng

Để thực hiện tổ chức hội nghị khách hàng, sẽ cần thực hiện qua các bước sau đây:

• Đón khách: Cần cử đội ngũ lễ tân mặc đồng phục của doanh nghiệp hay áo dài để đón khách sẵn tại cửa ra vào. Sau đó hướng dẫn vị trí ngồi tham dự cho khách mời.
• Văn nghệ: Thực hiện các tiết mục văn nghệ chào mừng khách mời tới sự kiện.
• Người dẫn chương trình: MC giới thiệu về buổi lễ, các vị khách mời, mời đại diện lên phát biểu, khai mạc buổi lễ.
• Tổ chức đan xen tiết mục văn nghệ, trò chơi, tiệc ăn nhẹ (nếu có)
• MC giới thiệu, kết thúc buổi lễ
• Tiễn khách: Sau khi kết thúc buổi lễ, đội lễ tân tiếp tục việc tiễn khách, tặng quà lưu niệm cho khách nếu có.

Trên đây chính là quy trình cơ bản khi bạn tổ chức hội nghị khách hàng. Tuy nhiên, nếu như bạn muốn có được một buổi lễ với sự độc đáo, tạo được ấn tượng tốt thì phải đến ngay N-Techevent để được chúng tôi tư vấn và hỗ trợ, giúp bạn tổ chức hội nghị khách hàng đạt hiệu quả như mong đợi.

Những rủi ro thường gặp khi tổ chức Hội nghị khách hàng

Nếu như các đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng tự thực hiện, tự tổ chức vì thiếu kinh nghiệm, vì thiếu chuyên môn nên có thể gặp phải những rủi ro về cả chủ quan lẫn khách quan. Cụ thể:

• Không tìm hiểu kỹ tính chất của sự kiện, sử dụng các trang thiết bị kém chất lượng, địa điểm làm sự kiện, không lường trước các rủi ro có thể xảy ra,…
• viên không thống nhất và ăn ý giữa các thành viên trong ban tổ chức dẫn đến xung đột hoặc không hiểu ý nhau khi sự kiện diễn ra.
• Thời tiết khắc nghiệt, thay đổi như mưa, bão…
• Các sự cố ngoài ý xảy ra như hỏa hoạn, cấp cứu,…
• Không tổng duyệt được nhiều trước khi diễn ra chương trình do quá gấp rút
• Thay đổi nhân sự hoặc ý tưởng hay khách mời,… vào phút chót.

Tại sao bạn nên đến ngay N-Techevent lại được khách hàng tin tưởng?

Là một đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, N-Techevent thực sự đã mang lại cho các đơn vị, doanh nghiệp những buổi lễ, sự kiện thành công tốt đẹp và thành công nhất. Đến với chúng tôi bạn sẽ thấy sự chuyên nghiệp cùng rất nhiều yếu tố khác.

Những lý do N-Techevent mang đến bạn sự hài lòng khi tổ chức sự kiện

Đến với N-Techevent, bạn sẽ thấy

• N-Techevent có đội ngũ nhân viên tư vấn, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
• Chúng tôi cung cấp thiết bị sự kiện hiện đại, cho thuê MC, cho thuê PG chuyên nghiệp.
• N-Techevent có cho thuê ban nhạc, cho thuê ca sĩ – nhóm múa … biểu diễn phục vụ sự kiện
• N-Techevent mang lại cho bạn sự kiện đầy ý nghĩa với mức chi phí hợp lý.

N-Techevent cam kết với khách hàng:

CHẤT LƯỢNG và sự UY TÍN đối với khách hàng là điều làm nên Thương Hiệu N-Techevent  vì thế đội ngũ N-Techevent luôn tuân thủ quy định nghiêm ngặt trong quy trình tổ chức sự kiện:

• Chuẩn bị công tác tổ chức kỹ lưỡng.
• Luôn đến sớm hơn với thời gian quy định khi chạy chương trình.
• Luôn đặt mục tiêu thành công của chương trình lên hàng đầu.

Ý TƯỞNG SÁNG TẠO cách tổ chức trong mỗi chương trình khi được khách hàng tin tưởng liên hệ và luôn làm mới mình các chương trình sau. N-TECHEVENT luôn tuân thủ các yêu tố sau :

• Sáng tạo ý tưởng kịch bản chương trình
• Sáng tạo ý tưởng thiết kế sân khấu
• Luôn bám sát với mục đích yêu cầu của khách hàng.

NHIỆT HUYẾT NĂNG ĐỘNG với đội ngũ trẻ luôn sẵn sàng giúp khách hàng gỡ rối trong các trường hợp khó khăn nhất. Vì thế quy trình tổ chức, N-TECHEVENT luôn có :

• Nhân sự trực tiếp đứng ra quản lí các sự kiện.
• Hỗ trợ hết mình khi có các vấn đề không hay xảy ra.
• Sẵn sàng tiếp ứng khi khách hàng yêu cầu.

CHI PHÍ TIẾT KIỆM so với thị trường và phù hợp với ngân sách của khách hàng đề ra. Vì thế N-TECHEVENT luôn :

• Cập nhật nhân sự thị trường.
• Liên kết các đối tác cung cấp cơ sở vật chất tốt nhưng với chi phí tiết kiệm nhất.
• Hỗ trợ tư vấn khách hàng sẽ cần tổ chức chương trình như thế nào để có thể tiết kiệm chi phí nhất.

Vậy bạn còn chần chừ gì mà không đến ngay với N-Techevent để được chúng tôi hỗ trợ tư vấn tổ chức hội nghị khách hàng tốt nhất nhé. Mọi thông tin xin vui lòng liên hệ với chúng tôi theo:

CTY TNHH TRUYỀN THÔNG N-TECH

Địa chỉ:  511 Sư Vạn Hạnh, F12, Quận 10, Tp Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0962389832

Website: https://n-techevent.com

Email: eventntech@gmail